Documentele obligatorii PSI pentru firme. Ghid complet conform OMAI 163/2007
Ce documente PSI trebuie să existe într-o firmă?
Una dintre cele mai frecvente întrebări adresate de administratorii societăților comerciale este: „Ce documente PSI sunt obligatorii?" Răspunsul se regăsește în OMAI nr. 163/2007 pentru aprobarea Normelor generale de apărare împotriva incendiilor, care stabilește documentele și evidențele obligatorii ce trebuie întocmite și păstrate de operatorii economici și instituțiile publice.
Documentația PSI reprezintă baza organizării activității de apărare împotriva incendiilor și unul dintre primele aspecte verificate în cadrul unui control efectuat de Inspectoratul pentru Situații de Urgență.
Cine răspunde pentru documentele PSI?
Din punct de vedere legal, administratorul sau conducătorul instituției este responsabil pentru organizarea activității de apărare împotriva incendiilor. În practică însă, majoritatea documentelor sunt elaborate, actualizate și gestionate de cadrul tehnic PSI, iar documentele cu caracter de dispoziție sau decizie sunt aprobate și semnate de administrator.
Categoria I: Acte de autoritate PSI
Aceste documente reprezintă deciziile și dispozițiile prin care conducerea firmei organizează activitatea de apărare împotriva incendiilor.
1. Dispoziția privind organizarea activității de apărare împotriva incendiilor
Prin acest document se stabilesc responsabilitățile personalului, organizarea activității PSI și persoanele desemnate pentru diverse atribuții.
2. Instrucțiunile de apărare împotriva incendiilor
Acestea conțin regulile pe care salariații trebuie să le respecte în timpul activității și atribuțiile fiecărei categorii de personal.
3. Dispoziția privind lucrul cu foc deschis și fumatul
Documentul stabilește locurile unde fumatul este permis, condițiile de executare a lucrărilor cu foc deschis și persoanele responsabile cu emiterea permiselor de lucru cu foc.
4. Dispoziția privind organizarea instruirii personalului
Prin aceasta sunt stabilite categoriile de instruire, periodicitatea acestora și responsabilitățile privind efectuarea instructajelor.
5. Dispoziția de numire a cadrului tehnic PSI
Documentul prin care administratorul desemnează persoana care îndeplinește atribuțiile privind apărarea împotriva incendiilor.
6. Dispoziția privind constituirea serviciului privat pentru situații de urgență
Se aplică societăților care au obligația organizării unui serviciu privat pentru situații de urgență sau care contractează un astfel de serviciu.
7. Reguli și măsuri pentru substanțe periculoase
Aceste documente stabilesc măsurile de prevenire și protecție pentru activitățile care implică materiale inflamabile, lichide combustibile, gaze și alte substanțe periculoase.
8. Convenții și responsabilități PSI
Necesar atunci când există chiriași, subcontractori, prestatori de servicii sau lucrări executate de terți.
9. Măsuri speciale pentru perioade caniculare și secetoase
Aceste documente stabilesc măsuri suplimentare de prevenire a incendiilor pe perioada temperaturilor ridicate sau a secetei prelungite.
Categoria II: Documente și evidențe PSI
Pe lângă actele de autoritate, OMAI 163/2007 impune existența unei serii de documente tehnice și evidențe operative.
1. Fișa obiectivului
Documentul conține informații esențiale despre activitate, suprafețe, riscuri existente și mijloace de intervenție disponibile.
2. Raportul anual de evaluare a nivelului de apărare împotriva incendiilor
Raportul prezintă situația generală a activității PSI, deficiențele identificate și măsurile propuse pentru îmbunătățire.
3. Documentația tehnică de securitate la incendiu
Poate include scenariul de securitate la incendiu, evaluarea riscului de incendiu și alte documente tehnice specifice obiectivului.
4. Avizele și autorizațiile de securitate la incendiu
Aceste documente trebuie păstrate împreună cu documentația care a stat la baza emiterii lor.
5. Certificatele și documentele de conformitate
Trebuie păstrate documentele privind stingătoarele, sistemele de detectare, sistemele de stingere și alte mijloace tehnice de apărare împotriva incendiilor.
6. Registrele instalațiilor de protecție împotriva incendiilor
Aceste evidențe documentează verificările, testările, întreținerile și reparațiile efectuate.
7. Registrul pentru evidența permiselor de lucru cu foc
Conține toate permisele emise pentru executarea lucrărilor care implică foc deschis.
8. Planurile de protecție împotriva incendiilor
În funcție de specificul activității, pot exista mai multe tipuri de planuri:
- Planul de evacuare — prezintă traseele și modalitățile de evacuare a persoanelor.
- Planul de intervenție — conține informațiile necesare intervenției în caz de incendiu.
- Planul de depozitare și evacuare a materialelor periculoase — necesar pentru obiectivele care utilizează sau depozitează substanțe periculoase.
9. Evidența exercițiilor de evacuare
Documentează data exercițiului, participanții, concluziile rezultate și măsurile stabilite.
10. Evidența exercițiilor de intervenție
Conține informații privind organizarea și desfășurarea exercițiilor de intervenție la incendiu.
11. Fișele individuale de instruire PSI
Aceste documente demonstrează efectuarea instruirii personalului.
12. Lista substanțelor periculoase
Trebuie să conțină informații despre substanțele utilizate, proprietățile acestora și măsurile specifice de intervenție.
13. Graficele de verificare și întreținere
Acestea stabilesc termenele pentru verificări, revizii și mentenanța instalațiilor și echipamentelor.
14. Rapoartele de control PSI
Se păstrează atât rapoartele controalelor interne, cât și documentele întocmite în urma controalelor efectuate de ISU.
15. Planurile și programele de măsuri PSI
Aceste documente sunt utilizate pentru eliminarea deficiențelor și îmbunătățirea nivelului de securitate la incendiu.
Cât de des trebuie actualizate documentele PSI?
Documentația PSI nu trebuie întocmită o singură dată și arhivată. Conform normelor, documentele și evidențele trebuie actualizate ori de câte ori apar:
- modificări legislative;
- schimbări organizatorice;
- modificări ale activităților desfășurate;
- schimbări privind construcțiile și instalațiile;
- modificări ale persoanelor desemnate cu atribuții PSI.
Ce verifică inspectorii ISU la control?
În majoritatea controalelor, inspectorii verifică:
- existența documentelor obligatorii;
- actualizarea documentelor;
- desfășurarea instruirii personalului;
- existența planurilor de evacuare;
- evidențele privind exercițiile;
- verificarea instalațiilor și stingătoarelor;
- respectarea condițiilor care au stat la baza autorizației de securitate la incendiu.
Concluzie
Documentele PSI obligatorii reprezintă fundamentul organizării activității de apărare împotriva incendiilor într-o firmă. O documentație completă și actualizată demonstrează conformitatea cu cerințele legale, facilitează desfășurarea controalelor ISU și contribuie la reducerea riscurilor de incendiu. În practică, elaborarea și actualizarea acestor documente este realizată de cadrul tehnic PSI, iar aprobarea și asumarea lor aparține administratorului societății.